Thông cáo báo chí (TCBC) là công cụ rất quan trọng được các chuyên viên PR sử dụng để truyền tải thông tin tới công chúng với sự tham gia của bên thứ ba, các phương tiện truyền thông đại chúng. Có thể hiểu TCBC là sự thể hiện mối quan hệ qua lại giữa PR và các phương tiện truyền thông. Các chuyên viên PR cần các phương tiện truyền thông như là kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, và họ phát đi TCBC với tư cách là tài liệu đề nghị được công bố bởi báo giới. Còn các phương tiện truyền thông lại cần các TCBC để có thông tin viết bài, lúc này TCBC có tư cách là nguồn tin.

TCBC là bản tóm tắt những sự thật về một chương trình hay một vấn đề mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm. Chúng được viết theo một mẫu chuẩn. Tiêu chí chính của một TCBC là nó phải chứa tin.
TCBC là cách đầu tiên bạn có thể đưa các tin tức của công ty bạn đến các phương tiện thông tin đại chúng. Phóng viên, chủ bút và các nhà sản xuất đều thiếu tin và họ thường dựa vào TCBC để đưa ra các sản phẩm mới và bất thường, các xu thế phát triển của công ty, các gợi ý và lời khuyên nhỏ và các thông tin phát triển khác. Trên thực tế, phần lớn những gì bạn đọc trên báo và tạp chí, hay các ấn phẩm thương mại, nghe trên đài hay xem trên vô tuyến đề bắt nguồn từ các thông cáo báo chí. Nhưng thông thường một chủ bút thông thường nhận hàng trăm TCBC mỗi tuần nhưng đại đa số đều bị cất giữ trong hồ sơ của họ. Điều khó nhất của bạn là phải viết được một TCBC có thể làm cho các nhà báo quan tâm và muốn tìm hiểu thêm và khám phá ra rằng câu chuyện của bạn chính là điều mà họ muốn đăng.